Crestron 的Brad Hintze 先生
理解“會議公平”的概念
快思聰一直在通過諸如Sightline Experience等解決方案開發(fā)會議公平的技術(shù)框架，理解這一概念及其所依賴的行為模式�？焖悸斨赋觯骸肮缴婕案鶕�(jù)接受者的需求分配資源�！盧eed建議，在討論開始時，讓遠(yuǎn)程參會者先發(fā)言；這是一個很好的提醒，表明遠(yuǎn)程參會者也能參與其中，他們的意見同樣寶貴。“在混合會議中可能出現(xiàn)的最大隱患是，由于距離的偏差，建立了一個兩級系統(tǒng)，即在辦公室的人有更多機(jī)會獲得信息和機(jī)會�！彼f：“在混合會議中，你要確保你使用的所有協(xié)作工具都是相互連接的。例如，使用虛擬白板，而不是只能在會議室內(nèi)書寫的實(shí)體白板�！�
一場成功的混合會議需要合適的硬件、軟件和技能的支持
提供合適的技術(shù)
“我曾在會議室里主持過一次會議，但唯一可用的技術(shù)就是放在桌上的一臺筆記本電腦�！盧eed講述道：“沒有顯示器可以讓會議室內(nèi)的與會者看到在線與會者，反之亦然，他們根本無法進(jìn)行互動。在混合會議中，每個人都需要被所有與會者看到和聽到。這意味著室內(nèi)與會者和遠(yuǎn)程與會者都能獲得高質(zhì)量的音頻和視頻。室內(nèi)與會者通常能清楚地看到遠(yuǎn)程與會者的臉，但有時虛擬與會者很難看到室內(nèi)與會者的臉。通過智能視頻解決方案，用單獨(dú)拍攝圍桌而坐的人員的畫面來補(bǔ)充會議室的全景，這樣遠(yuǎn)程參會者就能更好地解讀那些可能被會議室簡單的‘保齡球道視角’所隱藏的非語言信息。智能視頻解決方案可以自動實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，其產(chǎn)品套件包括辦公地點(diǎn)的多個顯示器，這也改善了現(xiàn)場與會者的會議體驗(yàn)。當(dāng)不同的人發(fā)言時，每一位與會者都在其他與會者的視線范圍內(nèi)，這實(shí)際上使混合會議的體驗(yàn)比現(xiàn)場活動更好。”
制定有效的培訓(xùn)計(jì)劃
混合協(xié)作的最佳技術(shù)解決方案是那些需要最少培訓(xùn)的解決方案。不過，Allen認(rèn)為，這不僅僅是按下正確的按鈕那么簡單。“學(xué)習(xí)組織心理學(xué)和管理學(xué)的學(xué)生都會學(xué)習(xí)一整套培訓(xùn)課程。”他說：“任何好的培訓(xùn)都可能遵循這些課程提供的指導(dǎo)，這對于良好的混合會議培訓(xùn)協(xié)議也同樣適用�！�
明確相關(guān)人員的責(zé)任
Reed表示：“會議的成功由會議主持者和參會者共同決定�！痹诨旌蠄鼍跋拢t到、多任務(wù)處理和打亂議程的負(fù)面影響可能會被放大�！皩⒁曨l使用規(guī)則、輪流發(fā)言程序以及以可訪問的方式分享會議紀(jì)要和行動事項(xiàng)等規(guī)則編成法典，可以讓每個人都負(fù)起責(zé)任，”Reed補(bǔ)充說�！坝袝r，在會議室內(nèi)主持會議；有時，作為虛擬參會者主持會議。這向你的團(tuán)隊(duì)傳遞了一個強(qiáng)烈的信號：參加會議的方式并不重要。無論身在何處，每個人的貢獻(xiàn)都同樣重要。在所有人，特別是會議室內(nèi)的參會者離開之前，不要點(diǎn)擊‘結(jié)束會議’；虛擬參會者能看到每個人離開，并知道他們在正式會議結(jié)束后沒有被排除在對話之外�！�
定位于“高價值”會議
現(xiàn)在，小型空間也可以舉辦通常只在大會議室進(jìn)行的大型演講。每個空間都需要有適當(dāng)?shù)倪B接和演示技術(shù)，從行為方面來看，每次會議都必須具有相同程度的參與度和尊重。“首先，要認(rèn)可遠(yuǎn)程參會者，”Reed說。這讓他們感覺自己也是團(tuán)隊(duì)的一員�！白尨蠹覅⑴c討論。有時，對話可能會變得斷斷續(xù)續(xù)或不自然，因?yàn)楹茈y知道什么時候該你發(fā)言，”她繼續(xù)說道�！俺鲇诤靡恻c(diǎn)名提問，就是直接點(diǎn)名讓參會者分享他們的想法�！辈贿^，與會者應(yīng)該有機(jī)會放棄發(fā)言的機(jī)會。輪流發(fā)言政策、建立舉手或利用平臺聊天功能等信號，都可以提高參與度。通過智能視頻解決方案，讓每個人——無論是親身參與還是遠(yuǎn)程參與——都能清晰地感知非語言暗示的技術(shù)是非常有用的。使用“五個W”
制定適當(dāng)?shù)幕疽?guī)則
“五個W”構(gòu)成了一份清單，以確保會議高效且確有必要
• 誰（Who）：參會者過多會使會議難以控制。
• 什么（What）：每次會議都應(yīng)事先共享議程。
• 哪里（Where）：隨著話題變得更加復(fù)雜，組織者應(yīng)選擇更多的現(xiàn)場協(xié)作。
• 何時（When）：會議主持人應(yīng)始終考慮到所有參會者的時區(qū)問題。
• 為什么（Why）：Reed認(rèn)為：“不明確表述會議的期望成果，就如同在沒有目的地的情況下出發(fā)一樣�！�
使用清單來遵循上述方法
Reed表示：“成功的混合會議需要合適的硬件、軟件和技能�！� “制定遠(yuǎn)程優(yōu)先的政策，”Allen補(bǔ)充說：“例如：創(chuàng)建一種會議室內(nèi)盟友文化，即在會議室內(nèi)倡導(dǎo)大家聽取遠(yuǎn)程同事意見，促進(jìn)本地和遠(yuǎn)程參與者之間的平等和協(xié)作，減少因物理距離而產(chǎn)生的隔閡，這需要所有相關(guān)人員徹底轉(zhuǎn)變觀念，以更好地適應(yīng)和融入這種新的會議模式。”
